רשויות המס רואות חשיבות רבה לנושא זה ומי שנמצא שלא עומד בהוראות ניהול הספרים, יכולות רשויות המס להטיל עליו סכומי קנסות כבדים ועד לפסילת הספרים. להלן הוראות ניהול הספרים בקצרה:
1. קבלה – מייצגת אסמכתא לקבלת התקבול. יש להוציא מיד עם קבלת התקבול ולא להשתהות עם הפקת הקבלה (אין לחכות להגיע למשרד ואז להוציא קבלה). ישנם היום פתרונות אינטרנטיים למכשיר הסלולרי הנייד וכו’.
2.חשבונית מס – למועד הוצאת חשבונית מס יש משמעות כלכלית רבה, שכן עם הוצאתה חייב בעל העסק:
א. לדווח על העסקה ולהעביר את המע”מ בגין העסקה במועד הגשת הדו”ח הקרוב. אך ישנם מקרים שבהם עוסק מורשה חייב להוציא חשבונית מס במועד בו בוצעה העסקה, גם אם עדיין לא התקבלה התמורה, וישנם מקרים בהם רשאי העוסק המורשה לדחות את הוצאת החשבונית למועד קבלת התמורה בפועל.
ב. יש לציין את מהות השירות או המכירה או מספר תעודת המשלוח / ההזמנה על גבי החשבונית.
3. חשבונית עסקה – ניתן להפיק חשבונית עסקה המייצגת מעין דרישת תשלום. לאחר קבלת התשלום יופקו הקבלה וחשבונית המס (נהוג אצל בעלי ונותני שירותים).
4. תעודת משלוח – כאשר יש העברת סחורה ממחסן ללקוח או ממקום אחד לאחר, יש לצרף תעודת משלוח. יש להחתים את הלקוח כאשר הוא מקבל את הסחורה.
5. ספר הזמנות – הרעיון הוא תיעוד הזמנת עבודה מלקוח. הספר יהיה כרוך, רישום מספר ההזמנה, תאריך ההזמנה, שם המזמין (גם אם בעתיד ההזמנה לא בוצעה או לחלופין שונתה, עדיין יש תיעוד לנושא). יש לשים לב כי ספר ההזמנות הוא בעל חשיבות מהותי עבור הדיווח לרשויות המס. רשויות המס רואות בחומרה אי ניהול של ספר שכזה שכן הוא ייתן תמונה מלאה על פעילות העסק.
6. תיעוד חוץ – כל החשבוניות שנרשמו בספרי העסק כהוצאות והכנסות יישמרו במשך פרק זמן של 7 שנים.
7. ספרים נוספים – חשוב לזכור שישנם ספרים נוספים שכל בעל עסק חייב לנהל על פי סוג העסק, להלן דוגמאות לספרים אלו: ספר לקוחות, ספר תנועת מלאי, ספר המחאות, חשבון עבודה, ספר תלמידים, ספר רכב, ספר אורחים, יומן עבודה למוסך, ספר הובלות והסעות, ספר עסקאות, ספר המשק, יומן רופא, קופה רושמת (למי שרלוונטי) ועוד. ניהול מערכת הנהלת חשבונות כפולה נדרשת לפי ענפים ו/או היקף מחזורים.
לפרטים נוספים לגבי סוג הספרים שהנכם חייבים לנהל ניתן ליצור קשר עם משרדנו!
